Het is zaterdagavond. Je zit op de bank, de week is klaar, en je telefoon licht op. Een nieuwe aanvraag: iemand wil de schutting laten vervangen en vraagt of je een keer kunt komen kijken.
Wat doe je daarmee? Meteen een prijs noemen voelt als werken op je vrije avond. De melding wegvegen voelt als een klus laten liggen. En tot maandag wachten zonder iets te laten horen, dat voelt ook niet goed.
Er is een middenweg, en die kost je weinig van je avond. Hieronder staat wat je in het weekend wel doet met een aanvraag, wat je bewust laat liggen en hoe je maandagochtend weer oppakt waar je gebleven was. Het gaat niet over werken in het weekend en ook niet over wat je daarvoor rekent. Het gaat alleen over de aanvraag.
Laat weten dat je hem hebt gezien
Het enige wat je op zaterdagavond echt hoeft te doen, is laten weten dat de aanvraag is aangekomen. Een paar zinnen zijn genoeg.
Bedank de aanvrager voor het bericht. Zeg dat je het hebt gelezen. En zeg wanneer je erop terugkomt: maandag in de loop van de dag, of dinsdagochtend als je weet dat maandag vol zit. Noem een moment dat je kunt waarmaken, niet een moment dat goed klinkt.
Dat is alles. Geen prijs, geen planning, geen vragenlijst. Wie op zaterdagavond een uitgebreide reactie stuurt, zet de toon voor de rest van de samenwerking: dat je ook in het weekend meteen klaarstaat. Dat wil je misschien helemaal niet.
Een korte bevestiging doet iets anders. De aanvrager weet dat zijn bericht niet in een zwart gat is verdwenen, en hij weet wanneer hij van je hoort. Daarmee heb je de verwachting zelf neergezet, in plaats van hem te laten raden.
Heb je een vaste tekst voor dit soort berichten, dan hoef je er op zaterdagavond ook niet over na te denken. Schrijf hem een keer op een rustig moment, zodat je hem alleen nog hoeft aan te passen met een naam en een dag.
Wat je bewust laat liggen
Het verleidelijke aan een aanvraag in het weekend is dat je er meteen mee aan de slag wilt. Je leest de beschrijving, je kijkt naar de foto, en in je hoofd ben je al aan het rekenen.
Laat dat rekenen liggen. Een prijs die je op de bank bedenkt, zonder je materiaallijst en zonder je agenda erbij, is een prijs waar je maandag spijt van kunt hebben. En een bedrag dat eenmaal in een bericht staat, krijg je er moeilijk weer uit.
Laat ook de vragen liggen die je aan de klant wilt stellen. Die komen maandag, als je de aanvraag rustig hebt gelezen en weet wat je nog mist. Stel je ze op zaterdagavond, dan krijg je antwoorden in het weekend en zit je alsnog aan je telefoon.
En laat de planning liggen. Een belofte over wanneer je kunt beginnen, gedaan zonder je agenda voor je, is precies het soort belofte dat later schuift.
Bewaar de aanvraag zo dat je hem terugvindt
Een aanvraag die je op zaterdagavond op je telefoon leest, is maandagochtend makkelijk kwijt. Hij staat ergens tussen je privéberichten, onder een groepsgesprek en een paar foto's van een verjaardag.
Zorg daarom dat hij op een vaste plek belandt voordat je je telefoon weglegt. Welke plek dat is, maakt minder uit dan dat het steeds dezelfde is. Een map in je mail, een lijstje in een notitie, een vak in je planning. Kwam de aanvraag binnen via een berichtenapp, zet hem dan over naar die plek, met de naam en de contactgegevens erbij.
Schrijf er ook bij wat je hebt beloofd. Als je hebt gezegd dat je maandag terugkomt, dan hoort dat erbij te staan. Anders weet je maandag niet meer welke aanvrager op welke dag rekent.
Staan er foto's bij, bewaar die dan bij de aanvraag. Het is vervelend om maandag terug te moeten vragen om een foto die de klant op zaterdag al had gestuurd.
De maandagochtend
Maandagochtend is het moment waarop je de aanvragen van het weekend oppakt. Niet tussen twee klussen door in de bus, maar op een vast moment, aan tafel, met je agenda open.
Zet ze op een rij. Welke aanvragen zijn er binnengekomen, via welk kanaal, en wat heb je aan wie beloofd? Begin bij degene aan wie je het vroegste moment hebt genoemd.
Lees elke aanvraag daarna rustig door. Nu is het moment om te bepalen wat je nog moet weten. Kun je op basis van wat er staat een offerte maken, of heb je eerst een bezoek of een paar antwoorden nodig? Stel die vragen in één bericht, zodat de klant niet vijf losse berichten van je krijgt.
Is een aanvraag duidelijk genoeg, maak dan de offerte. Lukt dat niet op maandag, laat het de klant dan weten. Je hebt hem een moment genoemd, en dat moment houd je aan, ook als het antwoord is dat je wat meer tijd nodig hebt.
Past een aanvraag niet bij je werk, dan is maandag ook het moment om dat netjes te zeggen. Liever een kort en vriendelijk bericht dan een klant die blijft wachten op iets wat niet komt.
Waarom dit rust geeft
Wat je met deze manier van werken wint, is dat een aanvraag in het weekend je avond niet meer overneemt. Je doet één ding, je legt de telefoon weg, en je weet dat de aanvraag maandag op je ligt te wachten.
De klant merkt daar ook iets van. Hij heeft snel een bericht terug, hij weet wanneer hij van je hoort, en als dat moment komt, krijgt hij een reactie die over zijn klus gaat en niet over wat je op zaterdagavond in de haast kon bedenken.
Hoe je daarna een aanvraag beantwoordt zodat er niets uit wegvalt, van de eerste reactie tot de complete offerte, lees je op de pagina hieronder.
