Het is zaterdagavond. Je zit op de bank, de week is klaar, en je telefoon licht op. Een nieuwe aanvraag: iemand wil de schutting laten vervangen en vraagt of je een keer kunt komen kijken.
Wat doe je daarmee? Meteen een prijs noemen voelt als werken op je vrije avond. De melding wegvegen voelt als een klus laten liggen. En tot maandag wachten zonder iets te laten horen, dat voelt ook niet goed.
Er is een middenweg, en die kost je weinig van je avond. Hieronder staat wat je in het weekend wel doet met een aanvraag, wat je bewust laat liggen en hoe je maandagochtend weer oppakt waar je gebleven was. Het gaat niet over werken in het weekend en ook niet over wat je daarvoor rekent. Het gaat alleen over de aanvraag.
Laat weten dat je hem hebt gezien
Het enige wat je op zaterdagavond echt hoeft te doen, is laten weten dat de aanvraag is aangekomen. Een paar zinnen zijn genoeg.
Bedank de aanvrager voor het bericht. Zeg dat je het hebt gelezen. En zeg wanneer je erop terugkomt: maandag in de loop van de dag, of dinsdagochtend als je weet dat maandag vol zit. Noem een moment dat je kunt waarmaken, niet een moment dat goed klinkt.
Dat is alles. Geen prijs, geen planning, geen vragenlijst. Wie op zaterdagavond een uitgebreide reactie stuurt, zet de toon voor de rest van de samenwerking: dat je ook in het weekend meteen klaarstaat. Dat wil je misschien helemaal niet.
Een korte bevestiging doet iets anders. De aanvrager weet dat zijn bericht niet in een zwart gat is verdwenen, en hij weet wanneer hij van je hoort. Daarmee heb je de verwachting zelf neergezet, in plaats van hem te laten raden.
Heb je een vaste tekst voor dit soort berichten, dan hoef je er op zaterdagavond ook niet over na te denken. Maak die tekst op een doordeweekse middag, dan vul je op zaterdag alleen de naam en de dag in.
Wat je bewust laat liggen
Het verleidelijke aan een aanvraag in het weekend is dat je er meteen mee aan de slag wilt. Je leest de beschrijving, je kijkt naar de foto, en in je hoofd ben je al aan het rekenen.
Laat dat rekenen liggen. Een prijs die je op de bank bedenkt, zonder je materiaallijst en zonder je agenda erbij, is een prijs waar je maandag spijt van kunt hebben. En een bedrag dat eenmaal in een bericht staat, krijg je er moeilijk weer uit.
Laat ook de vragen liggen die je aan de klant wilt stellen. Die komen maandag, als je de aanvraag rustig hebt gelezen en weet wat je nog mist. Stel je ze op zaterdagavond, dan krijg je antwoorden in het weekend en zit je alsnog aan je telefoon.
En laat de planning liggen. Een belofte over wanneer je kunt beginnen, gedaan zonder je agenda voor je, is precies het soort belofte dat later schuift.
Bewaar de aanvraag zo dat je hem terugvindt
Een aanvraag die je op zaterdagavond op je telefoon leest, is maandagochtend makkelijk kwijt. Hij staat ergens tussen je privéberichten, onder een groepsgesprek en een paar foto's van een verjaardag.
Zorg daarom dat hij op een vaste plek belandt voordat je je telefoon weglegt. Welke plek dat is, maakt minder uit dan dat het steeds dezelfde is. Een map in je mail, een lijstje in een notitie, een vak in je planning. Kwam de aanvraag binnen via een berichtenapp, zet hem dan over naar die plek, met de naam en de contactgegevens erbij.
Schrijf er ook bij wat je hebt beloofd. Als je hebt gezegd dat je maandag terugkomt, dan hoort dat erbij te staan. Anders weet je maandag niet meer welke aanvrager op welke dag rekent.
Staan er foto's bij, bewaar die dan bij de aanvraag. Het is vervelend om maandag terug te moeten vragen om een foto die de klant op zaterdag al had gestuurd.
De aanvraag doorsturen naar je offerte programma
Kwam de aanvraag per mail binnen, dan is er een vaste plek die je zelf niet hoeft bij te houden. Heeft je offerte programma een eigen doorstuuradres, dan stuur je de mail vanaf de bank in twee tikken door. Daarna mag de telefoon weg.
In OfferteKlik heeft elk bedrijf zo'n doorstuuradres. Op maandag staat er een concept klaar, opgebouwd uit de regels in je eigen catalogus. Er zit geen AI achter: het programma herkent woorden uit de mail. Jij leest het concept rustig na en vult aan wat de klant nog niet vertelde. In het gratis pakket gaan er zo elke maand tien offertes de deur uit; met Starter of Pro is dat onbeperkt.
Neem die schutting van zaterdagavond. Je stuurt de mail met de twee foto's door en legt je telefoon weg. Maandagochtend staat het concept klaar, met jouw regels voor palen, schermen, afvoer van de oude schutting en voorrijden. Jij vult de lengte in die je op de foto ziet en zet erbij dat je prijs op die foto's rust. Voor tienen gaat de offerte de deur uit, en er gaat niets naar de klant voordat jij op verzenden drukt.
Een zin op je website over het weekend
Je kunt de verwachting ook vooraf zetten, nog voordat er een aanvraag is. Zet een korte zin op je website, bij je contactgegevens of onder je formulier.
Bijvoorbeeld: "Aanvragen uit het weekend beantwoord ik op maandag." Meer is niet nodig. De klant die op zaterdag mailt, weet dan al dat hij niet meteen een prijs krijgt.
Zo'n zin scheelt jou en de klant een hoop gedoe. Je bevestiging op zaterdagavond wordt dan een herhaling van wat er al stond. Die mag nog korter: "Dank je, ik kom er maandag op terug." En wil je op een zondag toch iets terugsturen, dan is dat een keuze, geen verplichting.
De maandagochtend
Maandagochtend is het moment waarop je de aanvragen van het weekend oppakt. Niet tussen twee klussen door in de bus, maar op een vast moment, aan tafel, met je agenda open.
Zet ze op een rij. Welke aanvragen zijn er binnengekomen, via welk kanaal, en wat heb je aan wie beloofd? Begin bij degene aan wie je het vroegste moment hebt genoemd.
Lees elke aanvraag daarna rustig door. Nu is het moment om te bepalen wat je nog moet weten. Kun je op basis van wat er staat een offerte maken, of heb je eerst een bezoek of een paar antwoorden nodig? Stel die vragen in één bericht, zodat de klant niet vijf losse berichten van je krijgt.
Is een aanvraag duidelijk genoeg, maak dan de offerte. Lukt dat niet op maandag, laat het de klant dan weten. Je hebt hem een moment genoemd, en dat moment houd je aan, ook als het antwoord is dat je wat meer tijd nodig hebt.
Past een aanvraag niet bij je werk, dan is maandag ook het moment om dat netjes te zeggen. Liever een kort en vriendelijk bericht dan een klant die blijft wachten op iets wat niet komt.
Waarom dit rust geeft
Wat je met deze manier van werken wint, is dat een aanvraag in het weekend je avond niet meer overneemt. Je doet één ding, je legt de telefoon weg, en je weet dat de aanvraag maandag op je ligt te wachten.
De klant merkt daar ook iets van. Hij heeft snel een bericht terug, hij weet wanneer hij van je hoort, en als dat moment komt, krijgt hij een reactie die over zijn klus gaat en niet over wat je op zaterdagavond in de haast kon bedenken.
Hoe je daarna een aanvraag beantwoordt zodat er niets uit wegvalt, van de eerste reactie tot de complete offerte, lees je op de pagina hieronder.
