Btw is zelden ingewikkeld, maar hij wordt het wel als je hem pas op de factuur regelt. Wat op de offerte staat bepaalt namelijk wat de klant denkt te gaan betalen, en dat is het bedrag dat hij onthoudt.
Particulier: zet het eindbedrag erbij
Een particulier rekent in wat er van zijn rekening af gaat. Zet je alleen bedragen zonder btw op de offerte, dan schrikt hij bij de factuur en heb je een gesprek dat nergens over gaat. Noem het bedrag exclusief, de btw apart en het totaal inclusief. Drie regels, en je bent er vanaf.
Bedrijf: exclusief is de norm
Bij een zakelijke klant reken je met bedragen zonder btw, want die trekt hij toch af. Zet er wel duidelijk bij dat het exclusief is. Anders vergelijkt zijn inkoper jouw getal met een ander getal dat het niet is, en verlies je op iets wat je niet eens rekende.
Negen procent, en waar het misgaat
Voor sommige werkzaamheden aan woningen die ouder zijn dan twee jaar geldt het lage tarief op je arbeid, terwijl de materialen op eenentwintig procent blijven. Dat betekent twee regels met verschillende tarieven op dezelfde offerte. Precies daar sluipt de fout in als je met een rekenblad werkt: je kopieert een regel, past het bedrag aan en vergeet het tarief.
Splits arbeid en materiaal dan ook echt, ook als het voor jou dezelfde klus is. Het maakt je offerte overzichtelijker en het maakt je factuur later kloppend.
Verlegde btw
Werk je onder aan bij een aannemer, dan kan de btw verlegd zijn. Je brengt dan geen btw in rekening, maar je vermeldt wel dat hij verlegd is en naar wie. Vergeet die vermelding niet: een factuur zonder die zin is formeel niet in orde en je opdrachtgever stuurt hem terug.
- Controleer per regel welk tarief hoort bij arbeid en welk bij materiaal.
- Vermeld bij verlegde btw altijd de reden en het btw-nummer van de opdrachtgever.
- Laat het optellen niet met de hand doen; daar gaat het mis zodra er drie tarieven door elkaar lopen.
- Gebruik dezelfde indeling op de factuur als op de offerte, dan kan iedereen ze naast elkaar leggen.
Wat je jezelf bespaart
De meeste discussies over btw gaan niet over het tarief maar over de verwachting. Iemand las duizend euro en betaalt twaalfhonderdeenentwintig. Als de offerte beide getallen liet zien, is er geen gesprek nodig. Software die per regel een tarief kent en het totaal zelf optelt haalt die fout eruit voordat de klant hem ziet, en dat is prettiger dan hem achteraf uitleggen.
