Je klant gaat verbouwen en sluit er een lening voor af. Of hij vraagt een subsidie of vergunning aan bij de gemeente. Dan leest er ineens iemand anders mee met je offerte. Die persoon kent jou niet en kent de klus niet. Hij kijkt alleen naar wat er op papier staat.
Zo'n meelezer wil vaak weten welk deel van je prijs arbeid is en welk deel materiaal. Staat alles in een totaalbedrag, dan stuurt hij de offerte terug. Je klant belt jou, en jij mag alles opnieuw opbouwen. Dat is zonde van de tijd, en het vertraagt de klus.
Waarom een derde partij arbeid en materiaal apart wil zien
Een geldverstrekker of een gemeente beoordeelt of het bedrag past bij wat er gebeurt. Dat lukt niet met een regel "verbouwing badkamer, totaal". Ze willen kunnen zien wat je koopt en wat je doet.
Soms hangt er ook een regel aan. Voor sommige regelingen telt alleen het materiaal mee, of alleen een bepaald soort werk. Welke regels er precies gelden, verschilt per lening, subsidie of gemeente. Vraag je klant daarom altijd wat de partij van hem vraagt. Hij heeft die voorwaarden zelf gekregen.
Zeg zelf niet tegen je klant of hij ergens recht op heeft. Dat is niet jouw rol, en het kan per situatie anders zijn. Jij levert een offerte die zo duidelijk is dat de meelezer zijn werk kan doen.
Arbeid en materiaal apart: zo bouw je de offerte op
Splits elke post in wat de klant aan materiaal betaalt en wat aan arbeid. Doe dat per onderdeel van de klus, niet alleen onderaan.
Een voorbeeld voor een badkamer:
- sloopwerk en afvoer, als arbeid;
- tegels, lijm en voegmiddel, als materiaal;
- tegelwerk wanden en vloer, als arbeid;
- sanitair en kranen, als materiaal;
- montage sanitair, als arbeid;
- voorrijkosten, als eigen regel.
Zet bij elke regel de hoeveelheid en de eenheid. Uren voor arbeid, vierkante meters of stuks voor materiaal. Een meelezer kan dan zelf nagaan of het klopt.
In OfferteKlik krijgt elke post zijn eigen regel. Per regel kies je het btw-tarief: 21, 9 of 0 procent. Daaronder rekent de offerte zelf de som uit: exclusief btw, de btw en het eindbedrag. Bij een regel kun je een notitie zetten, bijvoorbeeld welk merk tegel of welk type kraan je bedoelt.
Wat de meelezer nog meer wil zien
Een derde partij kijkt verder dan de bedragen. Zorg dat deze gegevens kloppen en compleet zijn:
- je bedrijfsnaam, je adres en je KvK-nummer;
- je btw-nummer;
- de naam en het adres van de klant, en het adres van de klus als dat anders is;
- de datum van de offerte en tot wanneer hij geldig is;
- een paar zinnen over wat bij jouw werk hoort en wat niet.
Dat laatste is belangrijk. Schrijf op wat buiten de offerte valt, zoals elektra of stucwerk door een ander bedrijf. Zo weet de meelezer dat het totaal niet de hele verbouwing dekt.
Drie fouten die een meelezer terugstuurt
De eerste fout is een post die arbeid en materiaal mengt. "Keuken plaatsen, compleet" zegt een meelezer niets. Splits hem in de keuken zelf, het montagewerk en de aansluitingen.
De tweede fout is een hoeveelheid zonder eenheid. "Tegels: 18" kan stuks zijn, dozen of vierkante meters. Zet er altijd bij wat je bedoelt.
De derde fout is een offerte zonder datum of zonder geldigheid. Een geldverstrekker wil weten of de prijs nog staat als de lening rond is. Zet de geldigheid ruim genoeg, zodat de klant niet halverwege een nieuwe offerte nodig heeft.
Wat de bank met je offerte doet
Een bank leest je offerte anders dan je klant. Je klant wil weten wat hij krijgt. De bank wil weten waar het geld heen gaat.
Daarom helpt het als elke post een eigen regel heeft, met de btw per regel en een totaal onderaan. Een aannemer die een dakkapel offreert, zet het plaatsen, het materiaal en de afwerking elk apart.
Je stuurt de bank niets zelf. Je klant tekent, jij exporteert de getekende offerte als PDF, en de klant stuurt hem door. Zo blijft het contact met de bank bij hem.
Een getekende offerte als bewijs
Veel geldverstrekkers en gemeenten willen een getekende offerte zien. Laat je klant daarom digitaal tekenen. Bij elke handtekening in OfferteKlik worden tijdstip, IP-adres en browser bewaard. Daarna is de offerte vergrendeld; bedragen kunnen niet meer veranderen.
Je exporteert de getekende offerte als PDF en mailt hem naar je klant. Die stuurt hem dan door naar wie erom vraagt.
Moet er na het tekenen toch iets anders, omdat de meelezer om een aanpassing vraagt? Dan stel je een nieuwe versie op, en de klant tekent die opnieuw. Zo blijft er een duidelijke versie die past bij wat de partij heeft goedgekeurd.
Klaar voor de volgende meelezer
Wie vaker voor klanten met een lening of subsidie werkt, zet zijn diensten het best in een catalogus. Arbeid en materiaal staan dan al gesplitst klaar. Een doorgestuurde aanvraag levert dan een concept op, gebouwd uit die gesplitste regels. Jij controleert, vult de hoeveelheden aan en verstuurt.
Een offerte met arbeid en materiaal apart helpt niet alleen de bank of de gemeente. Ook je klant ziet beter waar zijn geld heen gaat. En dat maakt het makkelijker om ja te zeggen.
