Rond de jaarwisseling kijkt een aannemer naar zijn prijzen. Leveranciers sturen nieuwe prijslijsten, onderaannemers melden hun nieuwe uurtarief en je eigen kosten zijn intussen ook veranderd. Voor een aannemer betekent tarieven aanpassen per januari meer dan een nieuwe prijslijst. Denk aan voorstellen waar nog geen handtekening onder staat, aan verbouwingen die in december starten en in het voorjaar eindigen, en aan opdrachtgevers die je al lang kent. Dit stuk laat zien waar je op let, zodat je nieuwe tarieven kloppen en je klanten niet worden overvallen.
Waarom januari een logisch moment is
Januari is een logisch moment om prijzen bij te stellen. Rond de jaarwisseling komen er nieuwe prijslijsten binnen, en contracten zoals je verzekeringen en je lease lopen vaak per jaar. Wie zijn eigen tarieven op een ander moment aanpast, loopt een paar maanden achter op zijn kosten.
Een vast moment heeft nog een voordeel: je klanten wennen eraan. Een prijsaanpassing die elk jaar in januari komt, voelt minder als een verrassing dan een verhoging midden in het jaar. Je kunt er zelfs naar verwijzen in je offertes: tarieven worden jaarlijks per januari herzien.
Je kostprijs opnieuw opbouwen
Begin niet bij het oude tarief met een percentage erbij. Bouw je kostprijs opnieuw op uit de onderdelen waar hij uit bestaat. Voor een aannemer zijn dat in ieder geval:
- je eigen uren en die van je mensen in loondienst
- de tarieven van je vaste onderaannemers
- materiaal en de prijslijsten van je leveranciers
- materieel, bussen en brandstof
- vaste lasten zoals verzekeringen, huur en software
Zet per onderdeel het oude en het nieuwe bedrag naast elkaar. Dan zie je waar de stijging zit. Misschien is je materiaal duurder geworden maar je arbeid niet, of andersom. Dat maakt uit voor de regels in je offerte. Een offerte met een aparte regel voor arbeid en voor materiaal kun je dan per regel aanpassen, in plaats van alles met hetzelfde percentage te verhogen.
Oud en nieuw naast elkaar in excel
Voor die vergelijking is een eenvoudig blad in excel genoeg. Zet in de eerste kolom de posten uit het lijstje hierboven. In de tweede kolom komt het bedrag van dit jaar, in de derde het bedrag per januari.
Een vierde kolom laat het verschil zien, in euro's en als percentage. Zo valt meteen op welke post het sterkst is gestegen. Vaak zijn dat er maar twee of drie.
Bewaar het blad met het jaartal in de naam. Volgend jaar begin je niet opnieuw, maar kopieer je de derde kolom naar de tweede. Het blad is voor jezelf. In je offerte staan alleen de nieuwe bedragen per regel.
Offertes die nog openstaan
Lastiger zijn de offertes die je in het najaar hebt verstuurd en die nog niet getekend zijn. Dat bedrag zit inmiddels in het hoofd van de klant. Je kunt dat bedrag niet zomaar verhogen, maar je hoeft ook niet eindeloos aan een oude prijs vast te zitten.
Hier helpt de einddatum op je offerte. Een offerte die een duidelijke einddatum heeft, geeft je na die datum ruimte om opnieuw te rekenen. Zet bij offertes die je in november en december verstuurt een geldigheid die niet ver over de jaarwisseling heen loopt, en zeg er in de begeleidende tekst bij dat je tarieven per januari worden herzien. Tekent de klant binnen de termijn, dan geldt het bedrag. Wacht hij langer, dan weet hij dat er een nieuwe offerte komt.
Loopt een offerte af terwijl de klant nog twijfelt, stuur dan een nieuwe met de nieuwe tarieven en leg in een zin uit wat er veranderd is. Een klant kan begrijpen dat een prijs van vorig jaar niet blijft staan, zeker als je het vooraf hebt aangekondigd.
Een lijst van open offertes voor je administratie
Zet in december op een rij welke offertes nog geen antwoord hebben. Dat is een klein stukje administratie dat in januari veel uitzoekwerk scheelt. Noteer per offerte de klant, het bedrag en tot wanneer hij geldt.
Kijk daarna per regel wat je doet. Verloopt de offerte voor de jaarwisseling, dan hoeft er niets te gebeuren. Loopt hij erover heen, laat de klant dan weten tot welke dag de oude prijs blijft staan. Is een offerte al maanden stil, vraag dan of de klus nog speelt.
Werk je met OfferteKlik, dan zie je in je overzicht de status van elke offerte. Wat nog niet getekend is, zet je zo op je lijst.
Projecten die over de jaarwisseling lopen
Een verbouwing die in november begint en in februari klaar is, heeft een getekende offerte met een vaste prijs. Daar verander je niets aan, tenzij je in de offerte iets hebt afgesproken over prijsstijgingen. Kijk dus bij lange projecten vooraf wat je opschrijft.
Bij werk dat lang duurt of pas later begint, kun je in de offerte een regel opnemen over indexatie: hoe je met prijsstijgingen van materiaal omgaat als het werk pas na een bepaalde datum wordt uitgevoerd. Schrijf het duidelijk op voordat de klant tekent. Een indexatie die je achteraf toevoegt, heeft de klant niet getekend.
Voor stelposten geldt iets vergelijkbaars. Een stelpost voor materiaal dat de klant nog moet uitkiezen, wordt afgerekend op wat het werkelijk kost. Dat is in januari misschien meer dan in oktober. Leg dat in de offerte uit, zodat het later geen gesprek wordt.
Je vaste klanten op tijd vertellen
Werk je voor vaste opdrachtgevers, zoals een woningcorporatie, een vastgoedbeheerder of een collega-aannemer, laat ze dan vroeg weten dat je tarieven veranderen. Een korte mail in november of begin december is genoeg. Noem de datum waarop de nieuwe tarieven ingaan en, als je dat wilt, de reden in een zin.
Vaste klanten plannen hun budget soms per jaar. Wie hoort dat je tarief verandert voordat dat budget vastligt, kan ermee rekenen. Wie het hoort bij de eerste offerte van het nieuwe jaar, moet zijn begroting opnieuw openbreken.
Nieuwe bedragen klaarzetten voor het nieuwe jaar
Staan de nieuwe bedragen vast, dan wil je ze niet per offerte opnieuw opzoeken. OfferteKlik bewaart je diensten en tarieven als bouwstenen in een productcatalogus. Wijzig je daar in januari het uurtarief en de materiaalprijzen, dan rekent elke nieuwe offerte meteen met de nieuwe bedragen. Hoelang een offerte geldt, bepaal je zelf: de standaard is dertig dagen, en rond de jaarwisseling kies je gewoon een kortere termijn. Drie dagen voor het verlopen krijgt je klant een herinnering, zodat hij weet dat het bedrag niet blijft gelden.
Werk je met projecten die lang lopen, lees dan ook hoe je een indexatieregel in je offerte opneemt. Hoe zo'n indexatieregel in een offerte staat, vind je achter de knop.
