Je stuurde een offerte voor de hele klus. De klant mailt terug: "Het schilderwerk binnen doen we graag, de buitenkant laten we nog even." Goed nieuws en lastig tegelijk. Je hebt een opdracht, maar niet de opdracht die je had uitgerekend. Wat doe je nu?
De verleiding is groot om gewoon te beginnen aan het stuk waar de klant ja op zei. Doe dat niet meteen. Een akkoord op een deel van de offerte vraagt om een paar stappen, anders reken je straks met een prijs die niet meer klopt.
Waarom een deel niet gewoon een deel is
Je prijs voor de hele klus is meer dan de som van losse stukken. Er zitten kosten in die je maar een keer maakt. Voorrijden, de steiger opzetten, afdekken, opruimen, het materiaal ophalen. Die kosten heb je verdeeld over het hele werk. Haalt de klant er een flink stuk af, dan drukken diezelfde kosten op een kleinere klus.
Hetzelfde geldt voor korting. Gaf je een prijs met een korting omdat het een grote opdracht was, dan klopt die korting niet meer als de opdracht kleiner wordt. Je hoeft niet moeilijk te doen, maar je mag het wel opnieuw bekijken.
En de planning verandert. Een klus van twee weken past anders in je agenda dan een klus van drie dagen. Misschien kun je eerder beginnen. Misschien ontstaat er juist een gat dat je moet opvullen.
Eerst opnieuw rekenen
Voordat je ja zegt tegen het deel, loop je je offerte nog eens door. Kijk welke regels er overblijven en welke kosten bij het geheel hoorden.
- Welke vaste kosten maak je hoe dan ook, ook voor het kleinere deel?
- Klopt je korting nog bij deze omvang?
- Verandert de hoeveelheid materiaal zo dat je inkoopprijs anders wordt?
- Wanneer kun je het deel uitvoeren, en past dat in je planning?
Blijkt het deel gewoon de helft van het werk en de helft van de prijs? Prima, dan zeg je dat. Moet de prijs iets omhoog, leg dan uit waarom. Een klant begrijpt best dat voorrijden en afdekken niet goedkoper worden als het werk kleiner wordt. Zolang je het eerlijk en kort uitlegt.
Een nieuwe offerte, geen losse mail
Het slechtste wat je kunt doen, is in een mail schrijven "dan doen we alleen binnen" en beginnen. Over een paar maanden weet niemand meer precies wat er is afgesproken. Was het plafond in de gang nou binnen of niet?
Maak daarom een aangepaste offerte met alleen het werk waar de klant ja op zei. Haal de regels eruit die vervallen, pas de prijs aan waar nodig, en zet een korte zin bovenaan: dit is een aangepaste versie van de eerdere offerte, alleen voor het binnenwerk. Laat de klant die nieuwe versie akkoord geven.
Zo heb je een getekend stuk dat precies klopt met wat je gaat doen. De oude offerte voor de hele klus laat je staan als referentie, maar je werkt vanaf de nieuwe.
Een verstuurde versie stilletjes veranderen, daar win je niets mee. Een nieuwe versie met een eigen datum maakt duidelijk wat er veranderd is en wanneer.
De aangepaste offerte maken zonder opnieuw te beginnen
Een nieuwe versie klinkt als extra werk, maar dat valt mee. Je hoeft de offerte niet opnieuw te maken vanaf een leeg vel. De meeste regels heb je al, en de omschrijvingen ook.
Werk je met vaste regels in een catalogus, dan zet je alleen de regels voor het binnenwerk in een nieuwe offerte. Voorrijden en afdekken neem je mee, met de hoeveelheden die nu gelden. Wat vervalt, laat je weg.
Een voorbeeld: de schilder met een akkoord op een deel
Een schilder stuurde een offerte voor binnen en buiten, met twaalf regels uit zijn OfferteKlik-catalogus. De klant zegt ja op een deel: alleen binnen. De schilder haalt de zes buitenregels eruit en zet voorrijden en afdekken op de nieuwe hoeveelheid. In een paar minuten staat de aangepaste versie klaar, in zijn eigen huisstijl. Hij kijkt hem na en drukt zelf op verzenden. De buitenregels staan de volgende keer gewoon weer klaar in zijn catalogus.
Kijk daarna nog een keer naar de geldigheid en de startdatum. Een kleinere klus kan soms eerder beginnen. Zet die nieuwe datum erin, zodat de klant meteen ziet wanneer je komt.
Het andere deel niet laten verdwijnen
Het deel dat de klant laat liggen, is niet weg. Het is uitgesteld. Vaak komt de klant er na een paar maanden op terug, als het budget er weer is of als het binnenwerk goed bevalt.
Maak er een aparte offerte van voor het overgebleven werk. Zet erin dat de prijs geldt tot een bepaalde datum, omdat materiaalprijzen en jouw agenda kunnen veranderen. Zo heeft de klant iets concreets om later op terug te komen, en weet jij dat je niet aan een oude prijs vastzit.
Noteer ook voor jezelf wanneer je de klant er weer over benadert. Een kort berichtje na de oplevering van het eerste deel is een natuurlijk moment. "Het binnenwerk is klaar. Zal ik de buitenkant inplannen voor het voorjaar?"
Wat je tegen de klant zegt
Houd het eenvoudig en vriendelijk. Een voorbeeld:
"Fijn dat je met het binnenwerk verder wilt. Ik heb de offerte aangepast tot alleen dat deel. Omdat voorrijden en afdekken hetzelfde blijven, is de prijs niet precies de helft. Je ziet het in de nieuwe versie per regel terug. De buitenkant krijg je als losse offerte, voor als je er later aan toe bent."
Duidelijk en rustig, en het voelt niet als onderhandelen.
De aangepaste offerte online ondertekenen
Is de nieuwe offerte klaar, laat de klant hem dan ook tekenen. Een akkoord in een mail op een deel is snel gegeven, maar lastig terug te vinden.
Met een offerte online ondertekenen gaat het in een paar klikken. De klant opent de link, leest het deel dat hij wil laten doen en tekent. Het tijdstip en het IP-adres worden erbij vastgelegd. Jij krijgt een mail zodra hij getekend heeft. In OfferteKlik is dat tekenen gratis inbegrepen, zonder kosten per handtekening. En wat getekend is, verandert niet meer.
Zet in de nieuwe offerte een zin dat hij in de plaats komt van de vorige. Dan is er maar een getekend stuk dat geldt. Wil de klant later het andere deel toch, dan maak je daar een eigen offerte voor.
Kort samengevat
Een akkoord op een deel van de offerte is een opdracht, maar wel een andere dan je uitrekende. Reken opnieuw, maak een aangepaste versie en laat die tekenen. Zet het uitgestelde werk in een eigen offerte met een einddatum. Van eerste aanvraag tot ondertekende opdracht, zonder overtypen: dat werkt ook als de opdracht onderweg kleiner wordt.
Moet je een verstuurde offerte toch bijwerken? Via de knop vind je per situatie hoe je dat netjes doet.
