Je drukt op versturen en de offerte is weg. Voor jou is het werk dan even klaar. Voor je klant begint het juist. Wat ziet hij eigenlijk, als hij je offerte opent en wil tekenen? Wie dat weet, kan de klant beter op weg helpen en weet ook wat hij kan verwachten.
Digitaal ondertekenen klinkt voor sommige klanten ingewikkeld. Ze denken aan inlogcodes, apps of een printer. In de praktijk is het voor de klant juist de makkelijkste stap van het hele traject.
Stap een: de mail met de link
Er komt een mail binnen met de naam van jouw bedrijf erboven. In die mail zit een link naar de offerte. Hij hoeft niets te downloaden en geen account te maken. Een tik op de link is genoeg.
De offerte opent in de browser, op de telefoon of op de laptop. Bovenaan staat je logo, in je eigen kleuren, met je voorwaarden eronder. Het is je eigen offertepagina, geen los tekenplatform met een ander merk erboven.
Op dat moment krijg jij een bericht dat de offerte geopend is. Je weet dus dat hij aangekomen is en dat de klant ernaar kijkt.
Stap twee: lezen en rustig nadenken
De klant leest de offerte zoals hij een papieren offerte zou lezen. Elke post met zijn bedrag, de btw per regel, het eindbedrag en tot wanneer het aanbod staat. Op een telefoon scrolt hij er gewoon doorheen.
Hij hoeft niet meteen te beslissen. Hij kan de link later opnieuw openen, met zijn partner erbij of na een nachtje slapen. De offerte blijft staan tot de einddatum die erop staat. Standaard is dat dertig dagen na het maken, en jij kunt die datum zelf korter of langer zetten.
Komt de einddatum dichtbij en heeft hij nog niets gedaan? Dan krijgt de klant drie dagen van tevoren eenmalig een herinnering per mail. Daar hoef jij niets voor te doen.
Stap drie: het akkoord
Wil de klant akkoord gaan, dan tekent hij online. Zonder printen, zonder scannen en zonder iets terug te mailen. Dat kost hem minder dan een minuut, ook op de telefoon.
Op de achtergrond wordt vastgelegd wanneer en vanaf welk apparaat hij tekende, met het IP-adres en een tijdstempel. Dat is het bewijs dat deze klant op dat moment akkoord gaf. Het gaat om een elektronische handtekening volgens de Europese eIDAS-regels.
Voor offerte digitaal ondertekenen door de klant betaal je niets extra. Er zijn geen kosten per handtekening en je hebt geen los ondertekenpakket nodig. Ook wie gratis begint, laat zijn klanten zo tekenen. Daar komt geen rekening achteraf bij.
Je klant tekent online, zonder printen, scannen of terugmailen, en jij krijgt meteen een melding. Zo weet je dat je de klus kunt inplannen.
Wat als de klant niet akkoord gaat?
Niet elke offerte wordt getekend. De klant kan de offerte ook afwijzen. Ook dan krijg je bericht. Dat is vervelend, maar wel duidelijk: je hoeft niet weken te wachten op een antwoord dat niet komt.
Wil de klant eerst iets veranderen? Dan neemt hij meestal contact met je op. Een antwoord op de mail landt bij jou, in je gewone inbox. Je past de offerte aan en stuurt een nieuwe versie.
Een online offerte op een kleine telefoon
De meeste klanten openen je link op hun telefoon, vaak op de bank na het eten. Een online offerte moet daar net zo goed te lezen zijn als op papier.
Houd daarom elke regel kort. Een omschrijving van een zin, de prijs erachter en de btw per regel. Je klant scrolt van boven naar beneden en ziet onderaan het totaal.
De klant leest eerst alles door, en pas onderaan beslist hij. Daar hoort het tekenen dus ook. Je logo en kleuren staan er ook op de telefoon verzorgd op.
Na het tekenen ligt alles vast
Een getekende offerte is vergrendeld. Niemand kan er achteraf nog iets aan veranderen, jij niet en de klant ook niet. Is er later toch een wijziging nodig? Dan komt er een tweede offerte, die de klant ook weer tekent.
Dat klinkt streng, maar het beschermt allebei. De klant weet dat de prijs die hij zag ook de prijs is die geldt. Jij weet dat het akkoord over precies deze regels ging.
Werk je met een betaallink voor een aanbetaling? Die kun je per offerte meegeven. De klant ziet hem bij de offerte en betaalt via jouw eigen betaaldienst. Of er betaald is, zie je daar, niet in OfferteKlik.
Help de klant een handje
De meeste klanten tekenen zonder vragen. Een enkele klant aarzelt omdat hij het nog nooit deed. Een zin in je begeleidende tekst helpt dan: "Je kunt de offerte bekijken en tekenen via de link, ook op je telefoon. Je hoeft niets te printen."
Krijg je toch een belletje? Loop het dan samen door terwijl de klant de link open heeft. Na een keer weet hij hoe het gaat. De volgende offerte tekent hij zonder te bellen.
