Vorige week stond je drie dagen op een dak in de regen. Woensdag liep een klus uit, vrijdag moest er een monteur ziek naar huis. Je mailbox liep intussen vol. Nu is het maandag en staan er elf aanvragen open. Een paar daarvan zijn al vijf dagen oud.
Een achterstand in offertes wegwerken voelt als een berg. Toch is het meestal een middag werk, als je het in de goede volgorde doet. Hieronder een aanpak die werkt, met een voorbeeld uit de praktijk.
Eerst overzicht, dan pas typen
De grootste fout is meteen beginnen bij de bovenste mail. Dan werk je in de volgorde van binnenkomst. Die volgorde zegt niets over wat het meest oplevert of het meest haast heeft.
Neem tien minuten om alles op een rij te zetten. Per aanvraag noteer je drie dingen:
- hoe oud de aanvraag is;
- of je genoeg weet om een prijs te maken;
- hoe groot de klus ongeveer is.
Je hebt dan drie stapels. Aanvragen die je direct kunt afmaken. Aanvragen waar je nog iets voor moet weten. En aanvragen die eigenlijk niet bij je passen.
De oudste klant krijgt vandaag antwoord
Wie vijf dagen niets hoort, gaat ervan uit dat je geen interesse hebt. Of hij heeft al iemand anders gebeld. Elke klant die al lang wacht, krijgt daarom vandaag iets van je. Ook als de offerte zelf nog niet af is.
Een kort bericht is genoeg. Laat weten dat zijn mail bij jou is aangekomen. Zeg eerlijk dat het druk was. Noem de dag waarop de offerte komt, en houd je daaraan. Zo'n bericht kost twee minuten en houdt de deur open.
Bij de aanvragen die niet bij je passen, ben je ook eerlijk. Laat weten dat je deze klus niet doet. De klant kan dan verder zoeken. Dat ruimt je lijst op en levert vaak meer goodwill op dan stilte.
Het afmaken: kleine klussen eerst
Begin met de aanvragen waarvan je alles weet. Dat zijn vaak de kleinere klussen. Ze zijn snel klaar en de klant is blij dat hij snel iets krijgt. Je lijst wordt korter, en dat geeft lucht.
Hier scheelt het als je niet alles opnieuw hoeft te typen. Komt de mail op het doorstuuradres van je bedrijf terecht, dan ligt er binnen korte tijd een concept. OfferteKlik zoekt de passende posten op in jouw catalogus, aan de hand van wat de klant schreef. Er komt geen AI aan te pas. Daarna kijk jij alles na, zet de juiste aantallen erin en drukt op versturen.
Heb je in de drukte dezelfde mail twee keer doorgestuurd? Geen probleem. Een aanvraag die dubbel binnenkomt, wordt herkend en niet nog eens verwerkt. En een klant die al eerder bij je was, wordt herkend aan zijn mailadres.
Geen formulieren, geen overtypen: de klant mailt zoals hij gewend is en jij stuurt het door.
Wat je nog moet weten: in een keer vragen
Bij de tweede stapel mis je informatie. Maten, foto's, een adres, of de klant zelf iets wil doen. De verleiding is om per vraag een mailtje te sturen. Dat kost de klant geduld en jou nog meer dagen.
Zet alle vragen in een bericht. Nummer ze, zodat de klant ze een voor een kan beantwoorden. Komt het antwoord binnen, dan schuift die aanvraag door naar de eerste stapel.
Twijfel je of een klus een bezoek nodig heeft? Plan dat bezoek dan nu, in dezelfde week. Een open aanvraag waar niemand iets mee doet, wordt vanzelf een gemiste opdracht.
Een voorbeeld van een maandagmiddag
Een tegelzetter uit Amersfoort komt na een drukke week terug achter zijn laptop. Er staan negen aanvragen open. Hij zet ze op een rij in een kwartier.
Vier zijn kleine klussen: een toilet, twee keer een vensterbank en een stuk wand in een keuken. Drie aanvragen gaan over een badkamer, maar er ontbreken maten. Twee zijn vloeren van meer dan honderd vierkante meter. Dat werk doet hij niet alleen.
Om half twee stuurt hij de twee grote aanvragen een vriendelijke afwijzing. Om twee uur gaan de drie badkamerklanten een bericht met vier genummerde vragen. Daarna maakt hij de vier kleine offertes af. Om vier uur is zijn lijst leeg, op drie wachtende antwoorden na.
Dinsdagochtend ziet hij dat twee van de vier kleine offertes al zijn geopend. Een klant heeft online getekend.
Zo voorkom je de volgende achterstand
Een achterstand ontstaat bijna altijd op dezelfde manier. Je bent op de klus, de mail stapelt zich op, en je denkt: dat doe ik vanavond. Vanavond wordt morgen.
Drie gewoontes helpen:
- Plan twee vaste offerteblokken per week, zoals de dinsdag na de lunch en de vrijdag om drie uur.
- Stuur elke nieuwe aanvraag direct door, ook vanaf je telefoon. Dan staat het concept klaar als je achter je bureau zit.
- Zet bij elke offerte een opvolgdatum met een korte notitie voor jezelf. Die notitie gaat nergens heen, het is je eigen geheugensteun.
Houd ook je catalogus bij. Elke regel die je een keer goed hebt opgeschreven, scheelt je de volgende keer typen. Hoe vollediger je catalogus, hoe sneller een stapel aanvragen weg is.
Gratis je catalogus vullen in een rustige week
De beste voorbereiding op een drukke week doe je in een rustige. Vul dan je catalogus met de diensten die je het vaakst offreert. Elke regel die er goed in staat, typ je later niet meer.
Dat kan in het gratis pakket van OfferteKlik. Daarin maak je onbeperkt offertes en houd je je klanten en je catalogus bij. Ook het online laten tekenen zit erin.
Ook het doorstuuradres hoort erbij: tien offertes per maand uit mail-naar-offerte verstuur je gratis. Heb je er meer nodig, dan is er Starter. Wat de pakketten kosten, staat op de prijzenpagina. Een proefperiode is er niet: gratis blijft gewoon gratis.
Je oude prijslijst uit Excel als begin
Heb je je prijzen nu in Excel staan? Dan is je catalogus al half klaar. Pak die lijst erbij in de rustige week.
Neem de regels over die je het vaakst gebruikt. Niet alles in een keer, maar de tien of twintig diensten die steeds terugkomen. Maak van elke korte notitie een zin die een klant zonder uitleg leest.
Kijk meteen of de prijzen nog kloppen. Een Excel-lijst die al een jaar niet open is geweest, heeft vaak oude bedragen. Zo begin je met een catalogus die je vertrouwt, en hoef je in de volgende drukke week niets meer op te zoeken.
Eerlijk over wat niet kan
Geen systeem maakt een drukke week rustig. Je moet nog steeds zelf kijken, rekenen en beslissen. OfferteKlik haalt het overtypen weg, niet het nadenken. Bij een ingewikkelde verbouwing blijf je zelf de posten bepalen.
Wel weet je na zo'n middag precies waar je staat. Je ziet welke offerte verstuurd is, welke bekeken en welke getekend. Dat overzicht is vaak al genoeg om de rust terug te vinden.
Hoe pak je een verse aanvraag zo op dat hij nooit op die stapel terechtkomt? Daarover gaat de pagina achter deze knop.
